Web Sitesi Brief'i Nasıl Hazırlanır?

Brief, projenin "neden" ve "ne" sorularını tasarım başlamadan önce yanıtlar. Kamu hizmetleri için hazırlanan GOV.UK Service Manual, bir şeyi inşa etmeye karar vermeden önce çözülmesi gereken problemi anlamak gerektiğini ve keşif aşamasında hizmeti inşa etmeye başlanmaması gerektiğini söylüyor 1. Nielsen Norman Group da keşif aşamasını atlamanın, aslında önemli olmayan bir problemi çözmeye çalışıp zaman, para ve emek kaybetme riski taşıdığını yazıyor 2. Brief, bu keşfin şirket içinde yapılabilecek ilk ve en ucuz adımıdır.

Brief'in on bölümü

Aşağıdaki bölümler, bir kurumsal site ya da küçük ölçekli e-ticaret sitesi için yeterli bir çerçeve oluşturur.

1. Hedef: Site yayına girdikten sonra neyin değişmesini istiyorsunuz? Daha fazla teklif talebi, bayi başvurusu, aday başvurusu ya da destek yükünün azalması gibi ölçülebilir bir ifade seçin.
2. Hedef kitle: Siteyi kimler, hangi soruyla ziyaret edecek? Yeni müşteri, mevcut müşteri, bayi, aday ve yatırımcı ayrı ihtiyaçlar taşır.
3. Sayfalar: İlk yayında olması gereken sayfaları ve sonraki faza bırakılabilecekleri ayrı yazın.
4. Özellikler: Form, randevu, ürün kataloğu, ödeme, üyelik, çok dil, arama, bülten kaydı.
5. İçerik sahipliği: Metinleri, çevirileri, fotoğrafları kim hazırlayacak, kim onaylayacak?
6. Entegrasyonlar: CRM, ERP, e-fatura, kargo, ödeme kuruluşu, analitik araçları.
7. Beğenilen ve beğenilmeyen örnekler: Her örnek için neyin beğenildiği ya da neden beğenilmediği.
8. Takvim: Hedeflenen yayın tarihi ve bu tarihin neden önemli olduğu, örneğin bir fuar ya da kampanya.
9. Bütçe aralığı: Alt ve üst sınır; süregelen giderler için ayrı bir not.
10. Karar verici: Son onayı kim verecek, onay turları nasıl işleyecek?

Hedef ve hedef kitle: ölçülebilir yazın

"Modern bir site istiyoruz" bir hedef değildir. Nielsen Norman Group'a göre keşif aşamasının amaçlarından biri, paydaşlar arasında istenen sonuç ve başarı ölçütleri konusunda ortak bir vizyon kurmaktır 2. Brief'teki hedef cümlesi bu ortak vizyonun yazılı halidir: "Teklif formundan gelen başvuruların hangi hizmet için geldiğini ayırt edebilmek" ya da "bayi adaylarının başvuru belgelerini telefonla sormadan bulabilmesi" gibi.

Bu cümleyi yazmanın en kolay yolu, şirket içinde kısa paydaş görüşmeleri yapmaktır. Nielsen Norman Group, paydaş görüşmelerinin proje geçmişini, kısıtları, iş hedeflerini ve başarı ölçütlerini ortaya çıkardığını, ayrıca paydaşların kendilerini dinlenmiş hissetmesini sağlayarak projeye sahip çıkmalarını kolaylaştırdığını yazıyor 3. Satış, müşteri hizmetleri ve bilgi işlemden birer kişiyle yarım saatlik görüşmeler, brief'in en değerli bölümlerini besler.

İçerik sahipliği ve entegrasyonlar: en çok unutulan iki bölüm

Projelerdeki gecikmelerin önemli bir kısmı içerikten kaynaklanır: tasarım hazırdır ama metinler, ürün bilgileri ya da fotoğraflar gelmemiştir. Nielsen Norman Group, yerleşim ile içeriğin birbirine doğru birlikte geliştirilmesi gerektiğini, yer tutucu metinle yapılan tasarımın gerçek içerikle uyuşmayan boşluklar ve yanlış varsayımlar doğurduğunu belirtiyor 5. Brief'te her sayfa grubu için içeriği kimin hazırlayacağını ve hangi tarihte teslim edeceğini yazmak bu yüzden önemlidir.

Entegrasyonlar için de aynı açıklık gerekir. GOV.UK, keşif aşamasında mevzuat, sözleşmeler, eski teknoloji ve mevcut süreçler gibi kısıtların anlaşılması gerektiğini sayıyor 1. Kurumsal bir sitede bu, kullandığınız CRM'in ya da ERP'nin adını, sürümünü, kimin yönettiğini ve bağlantı için teknik belge olup olmadığını yazmak demektir.

Erişilebilirlik hedefini de bu aşamada yazın. W3C'nin planlama rehberi, erişilebilirlik kontrollerinin yalnız site bittiğinde değil her aşamada yapılabileceğini ve erken başlamanın, sonradan değiştirmesi pahalı olan tasarım kararlarına takılma riskini azalttığını söylüyor; satın alma süreçlerine kurumun erişilebilirlik politikasının dahil edilmesini de öneriyor 6.

Beğenilen örnekler: kopya değil gerekçe

Beğendiğiniz siteleri listelemek, tasarım ekibine tercihlerinizi anlatmanın hızlı yoludur. Ancak her örneğin yanına neyin beğenildiğini yazmazsanız liste yoruma açık kalır. Nielsen Norman Group, rakiplerin tasarımlarını incelemenin neyin işe yarayıp yaramadığına dair değerli veri sağladığını, ama amacın rakibi kopyalamak değil geçmek olduğunu vurguluyor 4. Brief'te iki ya da üç rakip siteyi, güçlü ve zayıf yanlarıyla birlikte yazmak, tasarım ekibinin nereden farklılaşabileceğini görmesini sağlar.

Örnek brief

Aşağıdaki tablo tamamen kurgusal bir şirket için hazırlanmış örnek bir brief'tir. Rakam yerine yapı göstermek için hazırlandı; kendi brief'inizde her satırı kendi durumunuza göre doldurun.

Brief'te sık yapılan hatalar

Brief'i hazırlayan ekiplerin en sık düştüğü tuzaklar birbirine benzer. Aşağıdakiler, proje başladıktan sonra en çok soru ve ek iş doğuran eksiklerdir.

• Çözümü tarif edip problemi atlamak. "Sağ üstte sohbet balonu olsun" bir çözümdür; "müşteriler mesai dışında sipariş durumunu soramıyor" ise problemdir. Problemi yazarsanız tasarım ekibi birden fazla çözüm önerebilir. Nielsen Norman Group, keşif aşamasının problemin neden önemli olduğunu ve hangi çözümlerin teknik ve kurumsal olarak uygulanabilir olduğunu anlamaya yönelik olduğunu belirtiyor 2.
• Herkesi hedef kitle saymak. "Tüm müşterilerimiz" yazmak, öncelik sıralamasını imkânsız hale getirir. En önemli iki ya da üç ziyaretçi grubunu ve her birinin siteye hangi soruyla geldiğini yazın.
• İçeriği "sonra hallederiz" diye bırakmak. İçerik sorumlusu ve teslim tarihi olmayan bir brief, takvimin en zayıf halkasını görünmez kılar.
• Karar vericiyi belirsiz bırakmak. Tasarım onayı üç farklı kişiden geçiyorsa, bunu baştan yazmak ve sıralamak gerekir. Aksi halde her onay turu yeni bir tasarım turuna dönüşebilir.
• Kısıtları gizlemek. Değiştirilemeyecek bir CRM, uzatılamayacak bir fuar tarihi ya da onaylanmış bir marka kılavuzu varsa brief'te yazmalıdır. GOV.UK da keşif aşamasında sözleşmeler, eski teknoloji ve mevcut süreçler gibi kısıtların anlaşılmasını istiyor 1.

Bu hataların ortak noktası, sonradan fark edildiklerinde takvimi ve bütçeyi birlikte etkilemeleridir. Projenin süresini hangi etkenlerin uzattığını web sitesi kaç günde yapılır yazısında ayrıca ele alıyoruz.

Brief'i hazırlama adımları

1. Şirket içinden satış, pazarlama, müşteri hizmetleri ve bilgi işlemden birer kişiyle kısa görüşmeler yapın 3.
2. Hedef cümlesini ve başarı ölçütlerini yazın; herkesin aynı cümleyi kabul ettiğinden emin olun 2.
3. Sayfa listesini ilk faz ve ikinci faz olarak ayırın. Hangi sayfaların gerekli olduğundan emin değilseniz kurumsal web sitesinde olması gereken sayfalar yazısından yararlanabilirsiniz.
4. Her sayfa grubu için içerik sorumlusunu ve teslim tarihini yazın 5.
5. Kullandığınız sistemleri ve entegrasyon ihtiyaçlarını listeleyin 1.
6. Beğenilen ve beğenilmeyen örnekleri gerekçeleriyle ekleyin 4.
7. Takvimi, bütçe aralığını ve karar vericiyi yazın.
8. Brief'i karar vericiye onaylatın ve tüm ekiplere aynı sürümü gönderin.

Sayfa, özellik ve entegrasyon listesini adım adım çıkarmak için site planlayıcı aracını kullanabilirsiniz; aracın çıktısı doğrudan brief'in iskeleti olarak işe yarar.

Brief hazır olduğunda gelen teklifleri karşılaştırmak için web sitesi fiyatları neye göre değişir yazısındaki adımları, kapsamı birlikte netleştirmek için kurumsal web sitesi hizmetini inceleyebilirsiniz.